Diagnostic IA : ce qu’il faut savoir avant l’outil

Un dirigeant qui hésite devant un abonnement IA a souvent déjà vu la démonstration. L’outil rédige, classe, résume. La question qui reste est ailleurs : est-ce que ça tient dans cette entreprise, sur ce travail, avec ces personnes ?

Je ne commence pas par l’outil. Le diagnostic décrit le travail réel avant toute décision d’outil. Il peut partir d’une question d’organisation ou d’usage des outils, avec ou sans projet IA. Il se fait à La Réunion, en métropole et à distance. À distance, les échanges se calent sur l’heure de Paris. Les jours sur site se décident au premier échange.

Les questions, avant le logiciel

Le premier échange n’est pas un devis automatique. Vous décrivez la situation : le travail concerné, les personnes, ce qui coince. On retient un format. Le périmètre est écrit avant de commencer : durée, accès, livrables, prix.

Quatre questions reviennent, parce que ce sont elles qui décident si un outil a une place.

Quel travail. Pas le nom du poste : ce que le travail demande vraiment. Au cadrage, le périmètre tient en un à trois processus. Dans une note de cadrage tirée d’une mission, anonymisée, le périmètre était les pièces produites pour chaque opération, et le circuit des factures.

Qui le fait. La direction, les personnes du terrain, la gestion administrative. Les noms et les dates sont écrits dans la note de cadrage. Sans ça, on parle d’un processus, pas d’un travail.

Où ça coince. Au terrain, je regarde ce qui pèse : les reprises, les doubles saisies, les attentes. Dans la même mission anonymisée, chaque dossier repartait d’une opération similaire, modifiée à la main. Les pièces étaient hétérogènes. Les relectures étaient longues.

Quelle preuve. Où l’IA est déjà utilisée, et comment. Dans cette mission, elle l’était déjà, chacun de son côté, sans cadre commun. Un outil de plus, posé là-dessus, ne crée pas le cadre.

J’ai écrit ailleurs pourquoi partir de la tâche visible rate souvent le travail : Vous ne supprimez pas une tâche. Vous déplacez le travail réel.

Quatre étapes

Le diagnostic tient en quatre étapes. Une cinquième, la mise en place, existe. Elle ne fait pas partie du diagnostic. Elle se décide après, si vous la choisissez.

Le cadrage se fait avec la direction. Les questions sont écrites. Le périmètre est posé : un à trois processus. Les personnes à rencontrer sont nommées, et les dates aussi. La note de cadrage reprend ces quatre éléments.

Le terrain, ce sont des entretiens individuels et l’observation du travail au poste, avec la lecture des documents de travail. Ce que le travail demande vraiment. Ce qui pèse. Où l’IA est déjà utilisée, et comment.

La validation individuelle vient ensuite. Chaque personne relit l’analyse de son travail. Elle corrige, complète ou retire. Les allers-retours continuent jusqu’à ce qu’elle valide. Rien ne remonte sans son accord. Dans la mission anonymisée, le compte rendu individuel a eu une première version, des corrections (préciser le circuit des factures, retirer un passage), puis une seconde version validée par la personne.

La restitution est collective, avec un atelier et l’équipe. Le rapport suit : des cas d’usage concrets, priorisés selon ce qu’ils apportent au travail et selon leur faisabilité, et une feuille de route. Les outils et les règles d’usage y figurent. L’horizon est écrit en trois temps : 0 à 3 mois, 3 à 9 mois, au-delà. Dans la mission anonymisée, les trois premiers mois portaient un compte professionnel partagé, des modèles communs et une charte d’usage. Les mois suivants portaient un atelier d’analyse des offres et des dossiers de référence. Au-delà, un pilote d’agent sur les mails.

La durée, le prix, ce que vous recevez

Le devis du diagnostic couvre les étapes 1 à 4. Il est établi selon la taille de la structure et le périmètre. En général, cela représente 3 à 5 jours, soit 4 500 à 7 500 € HT. Le prix est annoncé avant de commencer. La TVA est en sus, au taux applicable selon le lieu d’établissement du client (8,5 % à La Réunion).

À la fin, vous avez trois pièces. Une note de cadrage : les questions de la direction, le périmètre, les personnes, les dates. Des constats validés : chaque personne a relu l’analyse de son travail et l’a validée. Une feuille de route : les cas d’usage priorisés, les outils, les règles d’usage, sur 0 à 3 mois, 3 à 9 mois, et au-delà.

La mise en place n’est pas dans ce devis. C’est un chantier de la feuille de route à la fois, après la restitution, si vous le décidez. Elle se fait à la journée, 1 500 € HT, demi-journée possible. Le rythme se décide après la restitution. Chaque chantier suit les effets sur les conditions de travail. Chaque mois, on décide : continuer, ajuster ou arrêter.

Hélène, cheffe de projet au Territoire de l’Ouest, a écrit après un diagnostic ergonomique : « Le diagnostic est très clair et synthétique et met bien en exergue l’ampleur du défi à relever. »

Diane, de TC Expertise, également expert-comptable d’Ergonomia, a écrit : « Merci beaucoup pour ce compte-rendu “on ne peut plus clair” ! C’est un excellent moyen de se projeter et de voir nos actions futures. »

Quand la suite est de ne pas lancer

Ce qui sort du diagnostic sert à choisir la suite, ou à ne pas la lancer.

Ce n’est pas une formule de prudence. La feuille de route peut conclure qu’un outil n’a pas sa place maintenant : le travail n’est pas décrit, les personnes ne reconnaissent pas les constats, la faisabilité n’y est pas. Dans ce cas, la décision est de ne pas lancer. Le devis s’arrête aux quatre étapes. Rien ne démarre derrière, tant que vous ne le décidez pas.

Le diagnostic pour une PME est sur cette page. Depuis La Réunion, le même travail est sur celle-ci. Le déroulé des quatre étapes est sur la page d’accompagnement.